In één zin: omdat je anders je recht om te klagen verliest en akkoord gaat met wat de aanbestedende dienst bedacht heeft. Rechtsverwerking, noemen ze dat. Niet gepiept? Vergeet het bij de rechter dan maar.
Je leest het aanbestedingsdocument door, pakt daarna het contract erbij en ziet een voorwaarde aan de aanbesteding waar je je absoluut niet in kan vinden. Gebruik je dan de Nota van Inlichtingen om je ongenoegen te uiten, of slik je het in en zie je het wel als het contract getekend is?
Is iets niet helemaal duidelijk? Ben je het ergens niet mee eens? Stel dan altijd vragen voor de Nota van Inlichtingen. De reden is simpel: doe je dat niet, dan ga je akkoord met de voorwaarden zoals die door de aanbestedende dienst zijn gesteld.
Gaat het om voorwaarden waar je echt niet mee akkoord kan of wil gaan, moet je daar dus altijd vragen over stellen.
Voel je je bezwaard om vragen te stellen? Ben je bang dat je net even de verkeerde indruk maakt door kritisch te zijn?
Ook bij aanbestedingen geldt dat je meer vliegen vangt met stroop dan met azijn. Vriendelijk zijn in je vraagstelling kost niets en houdt de sfeer net even iets gemoedelijker. Zolang je netjes blijft in je vraagstelling en in je bewoordingen is er niets aan de hand en krijg je netjes antwoord op je vraag. Geen garantie dat het het gewenste antwoord is, overigens, maar ook in dat geval kan je een weloverwogen beslissing nemen om wel of niet in te schrijven.
En hoe je die vragen dan stelt voor de grootste kans op succes? We geven je drie tips:
Teveel vragen zijn wazig en komen daardoor niet goed uit de verf. Wil je dat de aansprakelijkheid beperkt wordt? Benoem dat dan en zeg ook tot welk bedrag je die beperkt wil zien. Geef aan waar je probleem zit met de voorwaarde zoals die gesteld is.
In bijna alle gevallen krijg je de kans om vragen te stellen over de antwoorden die in de eerste Nota van Inlichtingen gegeven worden. Is die tweede vragenronde niet opgenomen in de planning, vraag daar dan altijd om met als onderbouwing dat het voor beide partijen voordelig is als aan de voorkant van contractering alles goed geregeld en volledig duidelijk is.
Maar: terug on topic. Als je de aanbestedende dienst een alternatief wil bieden waarop deze geen nee kan zeggen moet je eerst zien te achterhalen wat het doel is van de gestelde voorwaarde. Dat doe je in de eerste vragenronde, door daar letterlijk naar te vragen: “Wat is de reden dat u ervoor kiest om <…>?”, “Welk doel streeft u na met voorschrift X?”
Als je in de eerste Nota van Inlichtingen daar het antwoord op krijgt, kan je voor de volgende Nota van Inlichtingen een alternatief formuleren dat evenzeer bijdraagt aan het doel van de aanbestedende dienst, maar niet ten koste van jouw belangen of wensen gaat. Als jouw alternatief de beoogde doelen van de aanbestedende dienst net zo goed (of zelfs beter) dient, is de kans natuurlijk groter dat een aanbestedende dienst akkoord gaat met jouw alternatief.
Schieten op iets wat de aanbestedende dienst heeft geformuleerd is natuurlijk makkelijk, maar niet heel constructief. Besluit je om te schieten, zorg dan dat je altijd een goed onderbouwd alternatief biedt.
Hoe je zo’n alternatief onderbouwt? Dat doe je als volgt:
– Geef aan waarom de voorwaarde die de aanbestedende dienst heeft geformuleerd niet bijdraagt aan het doel dat de aanbestedende dienst nastreeft, en waarom deze dus ook voor de aanbestedende dienst nadelig is.
– Licht toe waarom jij je werk beter kan doen en een betere contractpartner kan zijn als die voorwaarde van tafel gaat of anders geformuleerd wordt.
– Benoem een alternatief en werk dat uit. Leg vervolgens uit waarom jouw alternatief de belangen van de aanbestedende dienst minimaal even goed dient als de voorwaarde die je van tafel probeert te krijgen.
– En niet vergeten, sluit altijd af met: “Mocht u toch besluiten niet mee te gaan in ons alternatief, dan ontvangen wij van u graag een toelichting op deze beslissing.” Wellicht dat die toelichting nog een ingang geeft om een ander alternatief voor te stellen.
En is een voorwaarde écht totaal ongepast? Worden er voorwaarden gesteld die echt niet door de beugel kunnen? Haal dan Honderd80 aan boord om de vuile vragen te stellen. Zolang het gaat om een aanbesteding die openbaar is gepubliceerd op Tenderned stellen wij graag de moeilijke vragen voor jou. Zo weet je in ieder geval zeker dat de vragen niet op jou afstralen.
