Of ik ‘beïnvloeding’ niet een beetje een vies woord vind? En of het wel zo eerlijk is om de inkopende organisatie op die manier te bespelen? Daar kan ik heel kort over zijn: nee, ik vind beïnvloeding niet vies. En ik zal je uitleggen waarom.
Jij hebt jaren met hart en ziel aan je product of je dienst gewerkt. Of je hebt hier ooit gesollicteerd omdat je dit een prachtig bedrijf vindt, een mooi merk, waar je elke dag met plezier je wekker voor zet. Of nou ja, misschien niet elke dag, maar je bent er trots op dat je dit merk vertegenwoordigt. Je weet dan ook zeker dat jouw product of dienst het allerbeste in zijn soort is en bent er van overtuigd dat jij de beste aanbieder bent. Dan gún je het de aanbestedende dienst toch ook dat ze de komende jaren zakendoen met jullie? En daarvoor, my friend, moet je tot het gaatje gaan.
En voel je dat niet zo? Dan is niet het woord ‘beïnvloeden’ het probleem, maar wellicht je propositie. Daarover later meer. In deze blog neem ik je mee in de wondere wereld van beïnvloeding.
Voordat je start met het beïnvloeden van een inkopende organisatie is het natuurlijk wel noodzaak dat je er zelf ook écht van overtuigd bent dat jij het beste te bieden hebt. Met andere woorden: je moet je propositie op orde hebben. Stel jezelf daarvoor eens de vraag of jij bij jezelf zou kopen als je in de schoenen van je klant zou staan. Doorleef zijn vraag en de daarbij behorende behoefte. En ben je er zelf ook van overtuigd dat je het allerbeste te bieden hebt? Dan is het tijd om stappen te gaan zetten. En die stappen beginnen al in de fase waarin de aanbestedende dienst de tender aan het voorbereiden is.
De pretender start al zo’n jaar tot een half jaar voordat de tender op Tenderned gepubliceerd wordt. En om maar direct van wal te steken: als je het mij vraagt is dit de fase die het aller-, allerslechtst benut wordt door menig bedrijf. Er is namelijk altijd iets dat belangrijker of acuter is. Of liever gezegd: lijkt. Want zonder een goede pretender fase loop je echt een achterstand op ten opzichte van partijen die dit spel wel goed beheersen.
En eigenlijk is dat heel logisch. In sales wordt vaak een parallel gelegd met daten. En op een eerste date ga je doorgaans ook niet direct op één knie. Daarvoor wil je elkaar eerst leren kennen. Weten wat de ander bezig houdt om te bepalen of er meer in zit dan een kortdurende fling. Kortom: die relatie heeft tijd nodig om te ontwikkelen.
En natuurlijk kun je daarmee wachten tot je de Tenderned attendering krijgt. Alleen staat het lijstje met wensen dat de aanbestedende dienst stelt aan zijn of haar date al vast, en kun je dus alleen nog maar aan dat lijstje voldoen. Of niet, natuurlijk, maar dan eindigt het al voor jullie romance goed en wel op heeft kunnen bloeien. En dat is zonde, want, zo hadden we al vastgesteld: jij de biggest desire van de aanbestedende dienst, alleen heeft die dus nooit de kans gekregen om zich dat te realiseren. Een grote gemiste kans voor jullie beiden, dus.
Dus: start eens met daten in de periode voor de aanbesteding. Tast eens af of missie en visie van de aanbestedende dienst en jouw bedrijf elkaar raken en misschien zelfs versterken. Waar liggen de eventuele uitdagingen als jullie een langere samenwerking met elkaar aangaan? En als die relatie dan een beetje tot leven komt, start dan eens met het uitvragen van de exacte wensen van de aanbestedende dienst. Wat is de vraag achter de vraag? En aangezien jij daar de expert in bent, adviseer je de aanbestedende dienst natuurlijk ook over mogelijke alternatieven. Je vertelt waarom jij er nu juist voor hebt gekozen bepaalde processen anders in te richten, en waarom je denkt dat de aanbestedende dienst daarbij gebaat is. Wees de adviseur die de aanbestedende dienst in deze fase nodig heeft. En als jouw advies dan echt is wat de aanbestedende dienst nodig heeft zul je zien dat de tender in de volgende fase niet veel verrassingen meer bevat. Behalve als een andere partij beter heeft gepretenderd dan jij, natuurlijk. En in dat geval kun je misschien ook je conclusie wel trekken.
En dan is daar de dag die je wist dat zou komen: Tenderned meldt je dat de tender van de aanbestedende dienst online staat. Wake up baby, time to shine!
En hoewel je nog zo strak gepretenderd hebt, zijn toch niet alle adviezen die je gegeven hebt overgenomen in de tender. Bummer. Hoe ga je daarmee om?
Dit valt of staat dus echt met het op tijd starten met de tender. Dan ontdek je dit namelijk nog vóór de deadline voor de eerste vragenronde. En echt, geloof me: het gebeurt dat marktpartijen die eerste deadline missen. Dat is zo ontzettend zonde, en écht een gemiste kans.
Als je wel op tijd start met het lezen van de stukken en ontdekt dat er voor jouw bedrijf toch wat zaken moeten kantelen om optimaal in te kunnen schrijven, dan is de Nota van Inlichtingen de aangewezen gelegenheid om daar iets over te zeggen. En als je die vragen op de juiste manier formuleert, een duidelijk alternatief biedt en aangeeft waarom dat alternatief ook het beste is voor de aanbestedende dienst, dan kan het zomaar zijn dat de aanbestedende dienst meegaat in jouw voorstel.
Alles staat of valt daar natuurlijk wel met de manier waarop je die vraag stelt. Want op een horkerig geformuleerd huwelijksaanzoek zou je zelf ook minder snel ‘ja’ zeggen, toch?
En dan is daar de dag van de gunning. Dat betekent goed of slecht nieuws, maar ook dat er een nieuwe fase aanbreekt. Namelijk de fase waarin je gaat starten met het voorbereiden van de volgende pretender fase.
Heb je de opdracht gegund gekregen, dan zit je het allerdichtst bij het vuur. Maak daar ook gebruik van. Houd het contact warm, ga eens langs, ook als er niet iets acuuts te bespreken valt en leg je oor te luister. Is de behoefte nog hetzelfde als bij de start van de opdracht, of zou je in een volgende contract toch iets anders aan moeten bieden? Waar liggen de kansen om jezelf te onderscheiden? Al die informatie neem je weer mee en gebruik je om in de volgende pretenderfase goed te kunnen adviseren (en om in de tussentijd te zorgen dat jouw organisatie tegen die tijd nog steeds de beste is voor deze klant).
Heb je de opdracht niet gegund gekregen? Ook dan breekt een interessante tijd aan. Want hoewel je concurrent nu aan boord zit, is er natuurlijk niets of niemand die jou tegenhoudt om ook eens koffie te gaan drinken en om eens uit te vragen hoe die concurrent het er nu eigenlijk vanaf brengt.
Start met het stevig evalueren van je eigen inschrijving. Wat miste de aanbestedende dienst en vond jij vanzelfsprekend, maar had je misschien duidelijker op moeten schrijven? Dat is niet alleen informatie die interessant is voor de volgende tender van deze klant, maar óók voor andere offertes die je gaat schrijven.
Ga dan na een half jaar bijvoorbeeld weer eens langs. Bespreek hoe het gaat, dat je veel geleerd hebt van de aanbesteding (‘Dankuwel voor de mooie tips tijdens ons evaluatiegesprek, we zijn er heel serieus mee aan de slag gegaan!’) en check natuurlijk ook even hoe het staat met de uitvoering van de opdracht. Wellicht dat je concurrent toch hier en daar wat kleine steekjes laat vallen. En als er dan zaken zijn die je concurrent niet zo heel lekker aanpakt, dan is dat voor jou een kans om je in de volgende tender te onderscheiden.
