Hoe jij de wondere wereld van aanbestedingen écht op z’n kop zet? Door eens flink te investeren in je stakeholder management. Het begrijpen en effectief managen van alle belanghebbenden maakt het absolute verschil tussen een succesvolle overwinning en glorieloos verliezen. In deze blog geven we je drie tips over hoe je stakeholder management in jouw aanbestedingen het best aanpakt.
Het eerste en meest cruciale aspect van scorend stakeholder management is het identificeren en analyseren van je kikkers. Je stakeholders, dus. Een aanbesteding brengt allerlei mensen met allerlei belangen van binnen én buiten je eigen organisatie samen, zoals de accountmanager, de calculator, je marketingheld of -heldin en dan natuurlijk nog alle betrokkenen aan de kant van de aanbestedende dienst. En een stakeholder die we dan en masse vergeten: de maatschappij. Doe onderzoek naar ieder van hen, en dan met name naar hun belangen, behoeften en verwachtingen. Dat doe je door er rechtstreeks naar te vragen én door bureauonderzoek te doen.
Begin met het opstellen van een lijst met alle mogelijke stakeholders en classificeer deze op basis van hun invloed en belang bij deze aanbesteding. Duik dan dieper in hun verwachtingen en de mogelijke obstakels. Zo krijg je een flinke dosis inzicht in hoe je hen het beste kunt benaderen en welke strategieën je moet gebruiken om hun support te krijgen. Onthoud dat stakeholder management een continu proces is en dat je de dynamiek van de stakeholders gedurende het hele aanbestedingsproces moet blijven monitoren.
Je hebt je stakeholders en hun belangen in beeld. Nu is het tijd om een communicatieplan op te stellen en je interne stakeholders bij het proces te betrekken. Eerlijke en open communicatie is van essentieel belang om vertrouwen op te bouwen en een goede relatie met je stakeholders te ontwikkelen.
Stel een duidelijke communicatiestrategie op waarin je de juiste kanalen en berichten kiest om je stakeholders te bereiken. Wees proactief door relevante informatie te verstrekken en zorgen direct te identificeren en aan te pakken. vergeet ook niet om naar je stakeholders te luisteren en hun feedback serieus te nemen. Door hen volledig bij het proces te betrekken en te laten zien dat hun mening ertoe doet, creëer je een gevoel van betrokkenheid. En laten we eerlijk zijn: betrokken teamspelers scoren sneller.
Het is helemaal niet ondenkbaar dat er een moment komt in jouw toffe aanbestedingsproces dat er wat wrijving ontstaat tussen de belangen van de ene en die van de andere stakeholder. Of misschien is er toch niet zo duidelijk gecommuniceerd als je hoopte. En dan kan het ook nog zo zijn dat een wijziging in de omstandigheden, intern of extern, maakt dat de hele tender op z’n kop moet. Kortom: we hebben een conflict. Maar, zoals een goed oud Hollandsch spreekwoord ons leert: zonder wrijving geen glansch. Aan jou om het op te lossen. Op zo’n moment is het belangrijk de koe bij de horens te vatten en het conflict in de kiem te smoren.
Werk je met een kleiner team of een iets minder intensieve aanbesteding, dan prop je iedereen iets makkelijker in een hok, en je laat iedereen er pas uit als iedereen elkaar een handje heeft gegeven en weer tegen elkaar praat. Ook dan is het wel zaak dat het onderliggende conflict opgelost wordt. Stel daarvoor een geschikte bemiddelings- of escalatieprocedure op en zorg dat alle betrokken stakeholders hiervan op de hoogte zijn. Zorg dat duidelijk is wie, als het erop aankomt, bevoegd is knopen door te hakken en beslissingen te nemen. Luister naar alle betrokkenen, zoek naar compromissen en werk samen aan oplossingen om de neuzen weer dezelfde kant op te krijgen. Het is heel cliché maar heus: als jullie dit overleven, komen jullie er sterker uit.
Tip in de tip: stel deze procedure onafhankelijk van een tender op, zodat je daarmee niet hoeft te dealen als je óók al een conflict te managen hebt.
Stakeholder management krijgt veel te weinig aandacht bij het inschrijven op aanbestedingen. Het is een continu proces dat je gedurende de gehele aanbestedingsprocedure in de gaten moet houden. Mis je een signaal, dan kan dat je duur komen te staan. Met een sterk team vergroot je de kans op een overwinning, en voor zo’n sterk team is stakeholder management van essentieel belang. En je vergroot niet alleen je winkans, maar ook komt het de reputatie van je organisatie op de lange termijn ten goede.
Bij Honderd80 staan we voor het begrijpen en respecteren van de behoeften van alle stakeholders. Neem bij de volgende aanbesteding de tijd om de stakeholders te identificeren, hun belangen te analyseren, duidelijk te communiceren, je stakeholders te betrekken en conflicten z.s.m. te tackelen. Tenderen is een teamsport, dus besteed voldoende tijd en aandacht om iedereen betrokken te houde
