De vijf grootste tenderfouten – en hoe jij die voorkomt

Tenders vragen veel van je bedrijf. Hoe zonde is het dan als je het laaghangend fruit laat hangen? Met flink wat tenders op de meter nemen we je mee in de vijf fouten die wij het meest tegenkomen in de praktijk. Doe er vanaf vandaag je voordeel mee!

1. Onvoldoende tijd nemen

Veel bedrijven beginnen te laat met hun inschrijving. De deadline lijkt ver weg, maar zonder planning stapelen taken zich op. Gevolg? Stress, slordige teksten en een zwakke aanbieding.

In een ideaal tenderproces is de werkdruk verdeeld, en ligt het zwaartepunt daarvan niet vlak voor de deadline. Een sterke tender vraagt om voorbereiding en een serieue aanpak. Analyseer de uitvraag en stel een duidelijk actieplan op. Verdeel taken over het team en werk gestructureerd. Begin op tijd met schrijven, zodat er ruimte blijft voor feedback en verbetering. Last-minute werk zorgt vaak voor fouten en gemiste kansen.

Wil je een voorsprong? Zet aanbestedingen vroeg in de agenda en werk met een standaardformat, zodat je sneller en efficiënter kunt reageren.

2. De klant niet centraal zetten

Veel bedrijven schrijven een tender alsof het een verkoopbrochure is. Ze vertellen hoe goed ze zijn, maar vergeten de opdrachtgever. Die wil niet alleen weten wat je doet, maar vooral hoe je zijn probleem oplost.

Lees de uitvraag grondig en analyseer wat echt belangrijk is. Achterhaal de vraag achter de vraag door grondig bureauonderzoek te doen via de bijvoorbeeld de website, beleidsstukken en openstaande vacatures. Waar ligt de pijn van de klant? Welke risico’s ziet hij? Speel hierop in met duidelijke oplossingen en voorbeelden. Gebruik de taal van de opdrachtgever en sluit aan op zijn doelstellingen. Hoe concreter je aantoont dat jouw aanpak bijdraagt aan zijn succes, hoe groter de kans op een hoge score.

3. Blijven hangen in onduidelijke en vage antwoorden

Tenders worden beoordeeld op inhoud. Algemene beloften zoals “wij bieden kwaliteit” of “we hebben veel ervaring” overtuigen niet. Een beoordelaar zoekt bewijs. Hoe garandeer je kwaliteit? Welke methodes gebruik je?

Onderbouw je uitspraken met meetbare resultaten, procesbeschrijvingen of klantcases. Vermijd jargon en maak je antwoorden begrijpelijk. Hoe zou een buitenstaander je tekst lezen? Helder en concreet taalgebruik scoort beter dan wollige, onduidelijke zinnen. Een simpele test: als een beoordelaar na het lezen van je antwoord nog steeds twijfelt over hoe je iets doet, is je uitleg niet sterk genoeg. Laat je teksten daarom ook eens lezen door een buitenstaander.

4. Geen aandacht voor onderscheidend vermogen

Veel inschrijvingen lijken op elkaar. Opdrachtgevers lezen tientallen offertes en zien vaak dezelfde termen voorbijkomen. Wat maakt jouw oplossing uniek? Waarom ben jij de beste keuze? Dit gaat verder dan een lage prijs of standaard certificeringen.

Kijk naar je aanpak, je innoverend vermogen of extra toegevoegde waarde. Gebruik onderscheidende argumenten die relevant zijn voor de klant. Heb je een efficiëntere werkwijze, betere service of een vernieuwende techniek? Maak dit tastbaar met praktijkvoorbeelden en referenties. Opdrachtgevers zoeken geen standaardoplossing, maar een partij die écht begrijpt wat nodig is.

5. Slordig omgaan met documenten

Een verkeerde handtekening, ontbrekende bijlage of een fout in het UEA-formulier kan fataal zijn. Veel inschrijvingen vallen af door administratieve missers, terwijl de inhoud misschien winnend was. Voorkom dit door een grondige controle.

Werk met een checklist en laat iemand anders de stukken nakijken. Zorg dat alle documenten compleet, correct en op tijd ingeleverd zijn. Besteed ook aandacht aan een nette opmaak. Een goed gestructureerd en verzorgd document leest prettiger en wekt vertrouwen. Wil je op kwaliteit beoordeeld worden? Zorg dan dat je offerte er professioneel en foutloos uitziet.