Help! Ik moet een Plan van Aanpak schrijven!
Alarm! Er staat een aanbesteding live. Helemaal jouw opdracht. Je kent de opdrachtgever, je voldoet aan de eisen en je team heeft ruimte voor extra werk. En dan komt het moment: je moet een plan van aanpak schrijven.
En dat voelt vaak groter dan het is. Want hoe zet je op papier wat je elke dag goed doet? Hoe vertaal je processen, mensen en ideeën naar een overtuigend verhaal? In deze blog nemen we je mee.
Een sterk plan van aanpak begint niet bij schrijven. Het begint bij begrijpen. Begrijpen wat de opdrachtgever vraagt. Begrijpen hoe jouw werkwijze werkt. Begrijpen waarom jouw aanpak effect heeft. Klinkt logisch. Is het ook.
Met die basis ga je sneller naar de kern. Om je op weg te helpen delen we drie tips. En ja, we voegen er een bonustip aan toe.
Tip 1: begrijp de vraag
Het klinkt simpel. Toch gaat het hier vaak mis.
Teams vertellen graag alles wat ze doen. Alles wat ze hebben. Alles waar ze trots op zijn. Maar beoordelaars zoeken geen bedrijfsintroductie. Ze zoeken een antwoord op hun vraag. Niet meer, niet minder.
Bekijk daarom elke vraag als een opdracht. Ontleed ’m. Wat willen ze weten? Waarom willen ze dat weten? Welke elementen zijn relevant? En vooral: wat niet?
Een voorbeeld:
Vraag: Hoe zorgt inschrijver voor een succesvolle samenwerking?
Antwoord: Door alleen de beste producten van de hoogste kwaliteit te leveren.
Dat antwoord past niet. De vraag gaat over samenwerking, niet over producten.
Twijfel je over wat er met de vraag wordt bedoeld? Gebruik de Nota van Inlichtingen. Als jij helder hebt wat de vraag is, geef je er een sterker antwoord op.
Tip 2: bouw een stevige basis
Begrijp je de vraag? Dan start je met de basis. Die bestaat uit drie onderdelen:
- De juiste vragen
Maak een kapstok. Schrijf álle vragen uit zoals de opdrachtgever ze stelt. Zo stuur je jezelf én de beoordelaar. Noteer per vraag wat je wáár moet toelichten. Waar mis je nog informatie? Welke input heb je van collega’s nodig?
- Het juiste team
Bedenk wie je nodig hebt voor elk onderdeel. Gaat het over techniek? Haak de technisch specialist aan. Gaat het over samenwerking? Spreek met het team dat straks aan tafel zit. Zorg dat iedereen weet welke input jij wanneer van wie verwacht.
- De juiste tekststrategie
Je vragen staan klaar. Je team zit aan tafel. Nu bepaal je de rode draad. Wie is deze opdrachtgever? Wat zoeken ze echt? Waar matchen jullie aanpak en waarden? Met zo’n strategie kies je bewust wat je vertelt. En waarom.
Die basis helpt je sneller tot de kern komen. En dat brengt ons bij de derde tip.
Tip 3: stop vandaag nog met het hergebruiken van je teksten
Je team staat klaar. Je hebt antwoord op alle vragen. Je aanbod klopt. En dan zie je dat je veel informatie al eerder hebt opgeschreven.
Verleiding: “Pak het maar uit een oud plan.”
Onze reactie: nee. Echt niet.
Recycling is prima. Maar niet in een plan van aanpak.
Elke uitvraag is anders. Elke opdrachtgever zoekt iets anders. Hergebruik je oude tekst, en je geeft zo een verkeerd antwoord. Soms zelfs een oplossing die niet past binnen het Programma van Eisen.
Voorbeeld: eerder schreef je dat je “samen met basisschool X 35 bomen plant ter compensatie van de CO₂ die je uitstoot”. Mooi. Maar staat die school niet te ver weg voor deze opdrachtgever? Past het binnen deze uitvraag? Of is compensatie zelfs uitgesloten? Een flauw voorbeeld, maar geloof ons. We komen de gekste dingen tegen.
Dit soort mismatches sluipen er snel in. Juist als je knipt en plakt. Gebruik oude plannen gerust als inspiratie. Maar schrijf gericht, bewust en passend voor deze aanbesteding.
Bonustip: werk met visuals
Beoordelaars lezen veel. Heel veel. Daarom werkt beeld.
Afbeeldingen. Schema’s. Foto’s. Alles wat je verhaal ondersteunt, versnelt begrip.
Zoek in je tekst: wat kun je verbeelden?
Een visual zegt meer dan 1.000 woorden. Zelfs in Arial 10.
Nieuwsgierig geworden?
Wil je jouw werkwijze vertalen naar een overtuigend plan van aanpak? En wil je dit samen doen? We helpen je verhaal scherper, duidelijker en sterker maken.