De Gids Proportionaliteit: wat is het en wat kan die voor jou betekenen?

Even een recap. Proportionaliteit betekent: de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden in een aanbesteding moeten in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Mooi idee, dat proportionaliteitsbeginsel. Een beetje zoals gezond eten: iedereen is vóór, maar in de praktijk bestellen we toch weer patat. Dus hoe geven we dan toch goed invulling aan het proportionaliteitsbeginsel?

Enter: de Gids Proportionaliteit (hierna: de Gids). Een document gemaakt voor en door mensen uit de aanbestedingswereld. In de schrijfgroep zitten zowel mensen van marktpartijen als van aanbestedende diensten. Het is een gids van zo’n 70 pagina’s met weinig visuals, maar eerlijk: de Gids leest een stuk prettiger dan rauwe wetgeving. Pak je ‘m erbij, zorg dan wel dat je de laatste versie hebt. De meest recente herziening is uit 2022. Deze vind je hier.

In deze blog zoomen we in op de Gids: wat is het? En misschien nog wel belangrijker: wat is het niet? En wat kan jij ermee in de praktijk?

Wat is de Gids Proportionaliteit wel?

De Gids helpt aanbestedende diensten om het proportionaliteitsbeginsel concreet toe te passen in alle fasen van het aanbestedingsproces.

• Je vindt er bijvoorbeeld blauwe kaders waarin wordt verwezen naar relevante artikelen uit de Aanbestedingswet. De Gids Proportionaliteit is het richtsnoer waarnaar verwezen wordt in artikel 1.10 lid 3, 1.13 lid 3 en 1.16 lid 3 van de Aanbestedingswet.
• Daarnaast bevat de Gids voorschriften, vooral in hoofdstuk 3 en 4. Dat zijn regels die ervoor moeten zorgen dat proportionaliteit niet alleen een mooi principe blijft, maar ook echt wordt toegepast. Denk aan voorschriften over de keuze van de aanbestedingsprocedure, de omvang van de opdracht, de selectie- en gunningscriteria, het bepalen van termijnen en contractvoorwaarden.
• Wat de Gids extra praktisch maakt, zijn de oranje kaders: voorbeelden waarin de voorschriften worden toegepast. Daardoor krijg je als lezer meteen gevoel bij de vraag: wanneer is iets proportioneel, en wanneer slaat het eigenlijk nergens op?

Comply or explain: de Gids is niet vrijblijvend

De Gids is dus het richtsnoer waar de Aanbestedingswet naar verwijst. Aanbestedende diensten moeten de voorschriften uit de Gids toepassen. Afwijken mag, maar alleen als dat goed gemotiveerd wordt in de aanbestedingsstukken.

De verantwoordelijkheid voor het opvolgen van de voorschriften uit de Gids ligt daarmee dus bij de aanbestedende dienst. Maar: voor inschrijvers biedt de Gids ook houvast om te toetsen of de uitvraag nog in verhouding staat tot de opdracht, en dus proportioneel is.

Het hele punt van proportionaliteit is immers dat de juiste partijen kunnen inschrijven en dat ondernemers niet onnodig worden uitgesloten. Toch zien wij in de praktijk regelmatig eisen of voorwaarden waarbij we de Gids er weer eens bij pakken. Denk aan disproportionele referentie-eisen, onnodig grote percelen of termijnen die simpelweg niet werkbaar zijn. Afwijken van voorschriften mág, maar dan hoort daar een passende toelichting bij. En dat zien we helaas nog te weinig.

Hoe laat jij de Gids Proportionaliteit voor jou werken?

Voor inschrijvers is de Gids vooral nuttig om vragen ten aanzien van de proportionaliteit van voorschriften voor de Nota van Inlichtingen te onderbouwen. Een aanbestedende dienst is zich er namelijk lang niet altijd bewist van dat voorschriften in strijd zijn met het proportionaliteitsbeginsel. Soms zijn ze het resultaat van copy-paste-gedrag: eisen uit een andere aanbesteding of organisatie zijn dan overgenomen, zonder te toetsen of die nog passen bij deze opdracht.

Herken je dat, en kan je daardoor niet inschrijven? Dan kan je dit door het op de juiste manier aan te kaarten, bijvoorbeeld met verwijzing naar de Gids, soms nog recht trekken.

Daarnaast bevat de Gids ook voorschriften die financieel interessant kunnen zijn. Zo is in 2020 een voorschrift opgenomen dat bepaalt dat een inschrijfkostenvergoeding bij een te laat ingetrokken aanbesteding niet op voorhand uitgesloten mag worden (Voorschrift 3.8B). Ook dat is dus iets om scherp op te zijn. Sluit een aanbestededende dienst een tenderkostenvergoeding op voorhand volledig uit zonder verdere motivering, dan wordt dat geacht in strijd te zijn met het proportionaliteitsbeginsel.

Wat is de Gids Proportionaliteit niet?

De Gids is geen checklist die je even kunt afvinken. Hij zegt niet: bij opdracht X hoort eis Y. De Gids vraagt om nadenken, afwegen en keuzes onderbouwen. Ook bevat de Gids weinig harde getallen. Geen vaste omzeteisen, geen standaardtermijnen en geen universele referentie-eisen. Wat proportioneel is, hangt altijd af van de markt, de complexiteit, de risico’s en de waarde van de opdracht.  Een eis die bij de ene aanbesteding proportioneel is is, kan bij een andere aanbesteding volledig uit verhouding zijn.

Tot slot 

De Gids Proportionaliteit is dus geen stoffig bijlage-document, maar een praktisch kompas voor aanbestedende diensten én inschrijvers. Zie je eisen die niet kloppen, termijnen die niemand haalt of voorwaarden die de markt onnodig beperken? Verdiep je dan eens in het proportionaliteitsbeginsel, en wie weet vind je daar de oplossing om de aanbestedende dienst te overtuigen.