De meest gestelde vragen over aanbestedingen – en ons antwoord erop

We hebben de vragen die we het meest krijgen voor je op een rij gezet – en we geven meteen een antwoord waar je iets aan hebt. Stoelriemen vast, ready for takeoff!

1. Hoe bepaal ik of een tender kansrijk is? 

Niet elke aanbesteding is jouw tijd en energie waard. Toch zien we dat veel bedrijven zich blindstaren op de omzet of op het type werk – en de rest vergeten. Terwijl juist daar het verschil zit tussen meedoen om te winnen of meedoen voor de vorm.

Een kansrijke tender past bij je portfolio, je team én je trackrecord. Je weet dat je blij bent als je hem wint en energie krijgt bij het uitvoeren van dat contract. Je kunt aantonen dat je voldoet aan alle eisen. En minstens zo belangrijk: je begrijpt wat de opdrachtgever echt zoekt. Als je daar geen antwoord op hebt, is de kans groot dat je tekst onvoldoende aansluit.

Kijk dus verder dan de procedure. Lees het Programma van Eisen en de Inkoopvoorwaarden grondig door. Voel je ergens twijfel of irritatie bij de uitvraag? Dan is dat een teken dat je misschien beter je tijd kan besteden aan een inschrijving waar je wél energie van krijgt.

2. Hoe schrijf ik een goed antwoord op een kwaliteitscriterium?

Een goed antwoord begint niet bij het toetsenbord, maar bij de vraag. Wat staat er precies? Wat wil de opdrachtgever echt weten? En waarom vraagt hij dit? Veel bedrijven schieten in de automatische piloot en schrijven vanuit hun eigen standaardaanpak. Maar daarmee raak je de kern vaak kwijt. De beoordelaar zoekt geen algemene beloften of standaardteksten. Die zoekt houvast. Een duidelijke aanpak, afgestemd op zijn situatie. Oplossingen voor zijn risico’s. Aantoonbare meerwaarde. En een tekst die helder is, logisch opgebouwd en vrij van wollig taalgebruik. Wie dat voor elkaar krijgt, scoort.

3. Hoe belangrijk is het UEA en waar moet ik op letten?

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, ofwel het UEA, lijkt misschien een standaardformulier. Toch is het een struikelblok voor veel inschrijvers. Eén fout, en het kan zomaar gedaan zijn met de pret. Gelukkig is het steeds vaker zo dat het UEA vooringevuld is, maar toch: een foutje is zo gemaakt. Denk aan een ontbrekende of verkeerde handtekening, een verkeerd kruisje, of een verklaring die niet klopt. Je inhoud kan nog zo sterk zijn, een administratieve misser betekent kans op uitsluiting. Daarom zeggen wij altijd: behandel het UEA niet als bijzaak. Neem de tijd, lees elke vraag goed, vul alles zorgvuldig in en laat een collega meelezen. Het is vaak het eerste wat een beoordelaar bekijkt. Zorg dus dat het klopt. Elk detail.

4. Hoe zorg ik dat mijn aanbod opvalt?

De meeste inschrijvingen lijken op elkaar. Ze zeggen hetzelfde, in andere woorden. Iedereen is klantgericht, flexibel, duurzaam en innovatief. De opdrachtgever zoekt juist iemand die opvalt. Niet met mooie marketingkreten en containerbegrippen maar met een aanpak die past. Als jij kan uitleggen waarom jouw manier van werken beter aansluit op het probleem van de klant, heb je goud in handen. Vertel wat je doet, hoe je dat doet en waarom dat verschil maakt voor deze betreffende opdrachtgever. En vergeet niet te laten zien dat je begrijpt wat deze specifieke opdrachtgever nodig heeft. Dáár zit je onderscheidend vermogen.

5. Wat doe ik als ik vragen heb over de uitvraag?

Stel ze. En wacht daar niet te lang mee. In elke aanbesteding staat een duidelijke deadline voor het indienen van vragen. Daarna ligt alles vast. Geen ruimte meer voor interpretatie, aanpassing of verduidelijking. De kunst is dus om de stukken snel én kritisch te lezen. Komt iets onlogisch over? Is iets niet compleet? Mis je informatie? Noteer het meteen en stel een gerichte vraag. Houd het kort, zakelijk en to the point. En vergeet niet: jouw vraag en het antwoord worden vaak gedeeld met alle inschrijvers. Formuleer dus slim, of stel een vraag individueel. Is een aanbestedende dienst dan toch van mening dat het antwoord met alle partijen gedeeld moet worden, dan wordt dat eerst bij jou gecheckt.