Hoe check je een bestek?

Nog veel te vaak blijft een tender liggen tot na de eerste Nota van Inlichtingen. En de ellende is: dan kan je vaak niet meer zo heel veel doen aan rare, niet-passende en disproportionele eisen. In deze blog nemen we je mee in één van de essentiële onderdelen van een goed tenderproces: de bestek check.

Een tender bestaat uit vaste onderdelen

Dat maakt dat je er ook vrij snel doorheen kan vliegen. Maar: doe je dat te snel, dan zie je zaken over het hoofd die je later nog venijnig kunnen achtervolgen. Check daarom alle vaste onderdelen van een bestek ook goed. De vaste en veel terugkerende onderdelen in een bestek zijn:

• Omschrijving van de aanbestedende dienst
• Omschrijving van de opdracht
• Huidige situatie
• De aanbestedingsprocedure
• Uitsluitingsgronden
• Geschiktheidseisen
• Programma van Eisen (kan ook in een bijlage opgenomen zijn)
• Gunningscriteria prijs en kwaliteit
• Beoordeling van de gunningscriteria

In deze blog concentreren we ons op de aanbestedingsprocedure, de geschiktheidseisen en de beoordeling van de gunningscriteria. We nemen je stapsgewijs mee in de zaken die je niet mag missen.

 

First things first: de beginselen

Zet een aanbestedende dienst een overheidsopdracht boven de daarvoor geldende drempelbedragen in de markt, dan moet dat via een Europese aanbesteding. Binnen een aanbesteding maakt een aanbestedende dienst tal van beslissingen over de procedure. Die keuzes moet de aanbestedende dienst maken met inachtneming van onder meer het gelijkheidsbeginsel, het transparantiebeginsel en het proportionaliteitsbeginsel Die beginselen zijn in de aanbestedingswet en in de jurisprudentie van de Europese en de Nederlandse rechter verder uitgewerkt. In het kort komen ze op het volgende neer:

• Gelijkheidsbeginsel: het gelijkheidsbeginsel houdt in dat een aanbestedende dienst ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze behandelt. Dit geldt gedurende de gehele aanbestedingsprocedure; van aankondiging tot en met definitieve gunning en zelfs daarna.
• Transparantiebeginsel: het transparantiebeginsel vloeit voort uit het gelijkheidsbeginsel en houdt in dat een aanbestedende dienst transparant moet handelen. Hieruit vloeit bijvoorbeeld de publicatieplicht voor Europese aanbestedingen voort. Daarnaast moet een aanbestedende dienst bekend maken op basis van welke gunningscriteria en hoe de aanbestedende dienst de opdracht gunt. Een aanbestedende dienst kan de manier van beoordelen niet zomaar wijzigen.
• Proportionaliteitsbeginsel: op basis van het proportionaliteitsbeginsel mag een aanbestedende dienst alleen eisen, voorwaarden en criteria stellen aan inschrijvers en inschrijvingen die in een redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. De proportionaliteitsvoorschriften zijn uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit..

Het bestek ga je vervolgens te lijf met deze beginselen op zak.

De aanbestedingsprocedure

Wat we nog veel teveel zien gebeuren in aanbestedingsprocedures is dat de kluis wordt geopend, en er dan meer dan 15, soms wel 20, inschrijvingen in de kluis blijken te zitten. En heus, we zijn niet vies van een beetje concurrentie, maar als er van die 20 partijen maar 1 wordt gekozen, dan betekent dat dus dat er 19 partijen voor niets veel tijd, geld en aandacht in hun inschrijving hebben gestoken. Knallend irritant, natuurlijk. We zien dat bijvoorbeeld bij marketingaanbestedingen nog veelvuldig gebeuren.

Maar ja, wat doe je eraan?! Heel eerlijk: is de aanbestedingsprocedure al gestart, dan doe je daar inderdaad meestal niet meer zoveel aan. Maar weet je dat actief bent in een segment waar veel inschrijvers actief zijn, zorg dan zéker dat je aan tafel zit als de aanbestedende dienst de aanbesteding aan het voorbereiden is.

Adviseer de aanbestedende dienst om te kiezen voor de niet-openbare procedure. Bij deze procedure selecteert de aanbestedende dienst eerst een aantal geschikte inschrijvers, die vervolgens in een gunningsfase de gunningscriteria verder uitwerken. Van die 20 inschrijvers vallen er dan in de selectiefase dus al zomaar 15 af. Dat scheelt een heleboel inschrijvers enorm veel werk. Daarnaast scheelt het de aanbestedende dienst ook nog eens 15 inschrijvingen beoordelen en 15 gunningsbeslissingen motiveren en schrijven. Kortom: met dit advies doe je iedereen een plezier.

De geschiktheidseisen

Ook de geschiktheidseisen die een aanbestedende dienst stelt moeten in verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. Belangrijke geschiktheidseisen zijn:

Financiële en economische draagkracht

Hier gaat het bijvoorbeeld om een eis aan de verzekering voor beroepsaansprakelijkheid. Wat al interessant is, is dat het uitgangspunt volgens de wet is dat er geen omzeteis gesteld wordt. Besluit de aanbestedende dienst dat wél te doen, dan moet dat dus gemotiveerd worden. De eisen aan de financiële en economische draagkracht moeten proportioneel zijn, en dus in redelijke verhouding tot de opdracht staan. De Gids Proportionaliteit biedt hier in paragraaf 3.5.2.1 handvatten voor.

Technische en beroepsbekwaamheid

Bij de technische en beroepsbekwaamheid gaat het bijvoorbeeld om referenties van eerdere projecten en certificaten, zoals ISO9001 en ISO14001. Ook hier geldt, hoe verrassend, dat de eisen in verhouding moeten staan tot de opdracht. Zo mag een aanbestedende dienst maximaal één referentie per kerncompetentie vragen (let op: dat is iets anders dan dat je de gevraagde ervaring aan mag tonen met méér dan één referentie) en mag de gevraagde waarde van een referentie niet meer bedragen dan 60% van de geraamde waarde van een opdracht. De proportionaliteit van de technische en de beroepsbekwaamheid is uitgewerkt in paragraaf 3.5.2.2 van de Gids Proportionaliteit.

Het beoordelingsmodel

Je wil er zo graag vanuit gaan dat het beoordelingsmodel in een bestek klopt. Toch adviseren we je op basis van bergen praktijkervaring om daar niet zomaar vanuit te gaan en het beoordelingsmodel goed te controleren. Doe dat voor de sluitingsdatum voor het stellen van vragen, zodat je eventuele onduidelijkheden nog opgehelderd kan krijgen. Check daarbij in ieder geval de volgende zaken.

Prijs

Bij veel aanbestedingen levert de aanbestedende dienst een Excel sheet aan waarin je op verschillende onderdelen een prijs af moet geven. Onderaan de streep leiden die prijzen tot een inschrijfprijs. Controleer voor de Nota van Inlichtingen altijd of de formules goed doorrekenen in het prijzenblad. Is dat niet het geval, stel hierover dan vragen en benoem concreet welke formule in welke cel op welke manier aangepast moet worden. En is er echt geen gehakt van te maken, overweeg het prijzenblad bij wijze van voorbeeld zelf aan te passen en via de berichtenmodule van het aanbestedingsplatform aan te bieden aan de aanbestedende dienst.

Die inschrijfprijs moet vervolgens omgerekend worden naar een puntenaantal dat correspondeert met de prijs/kwaliteit verhouding. Reken die formule altijd na aan de hand van een aantal mogelijke scenario’s. Klopt de formule niet, stel hierover dan ook duidelijke vragen en vraag de aanbestedende dienst aan een hand van een voorbeeld duidelijk te maken hoe de formule werkt. Met name die laatste vraag dwingt de aanbestedende dienst om na te denken over de vraag of de formule klopt.

Kwaliteit

En dan de kwaliteit. Over de beoordeling van kwaliteit kunnen we bibliotheken volschrijven. Wat in ieder geval belangrijk is om te checken:

•  Zijn de kwaliteitsvragen passend? Passen die binnen de omschrijving van de opdracht, of wordt gevraagd naar zaken die op totaal iets anders zien?
• Hoe zit het beoordelingsmodel in elkaar? Is duidelijk hoe je een verschil tussen ‘uitstekend’ en ‘goed’ kan bewerkstelligen? En zijn de bijbehorende scores van dien aard dat je ook écht een verschil in score kan verwachten?
• Hoeveel beoordelaars zitten er in de beoordelingscommissie? Dat lijkt zo’n loze vraag, maar stelt je achteraf in staat om te controleren of de aanbestedende dienst de beoordelingsprocedure goed heeft toegepast.
• Welke functies vervullen de leden van de beoordelingscommissie? Dat is niet alleen handig om te weten hoe je rake accenten in je tekst kan fietsen. Die informatie is ook belangrijk om te beoordelen of de beoordelaars deskundig genoeg zijn om de kwaliteit te beoordelen.

De bestek check pro

Het is onmogelijk in een blog volledig te zijn in alle checks die je moet doen. We hebben je met bovenstaande tips al een flinke duw in de goede richting gegeven. Ben jij benieuwd hoe wij het bestek van jouw aanbesteding zouden checken? Dan hebben we goed nieuws!

Vorige week lanceerden we de Bestek Check: een juridische deep cleanse vand e aanbesteding waar jij op in wil schrijven. Het resultaat: een advies met zaken waar je vragen over moet stellen en stof tot nadenken over de aanbestedingsrechtelijke risico’s. 

Benieuwd? Je vindt de Bestek Check hier. Tot en met 30 april bieden we een stevige introductiekorting op deze service, maar let wel: op is op. Om voldoende tijd te hebben voor een goede check doen we maximaal twee checks per week.