Waarom jij wél mee moet doen aan marktconsultaties

Je hebt het vast eens meegemaakt: je doet mee aan een aanbesteding, maar de vraag is onduidelijk. De opdrachtgever stelt verkeerde eisen of de specificaties sluiten nergens op aan. Dat leidt tot frustratie en extra werk, zowel bij de opdrachtgever als bij jou. De opdrachtgever kan veel ellende voorkomen door een marktconsultatie uit te voeren vóór het uitbrengen van een aanbesteding. Dit is hét moment om de opdrachtgever te helpen én om zelf een voorsprong te nemen op de concurrentie. In deze blog leggen we je uit hoe.

Wat is een marktconsultatie?

Honderd80 is in 2021 gestart als eenmanszaak met een frisse, nieuwe aanpak in de tendermarkt. Uiteraard zijn we expert in ons werkveld en kunnen we je precies vertellen hoe de aanbestedingswet in elkaar zit en wat een aanbestedende dienst wel of niet mag vragen. Maar goed: dat is wel het minste dat je van ons mag verwachten. Wat wij anders doen is dat we in het hoofd van de beoordelaar van jouw tender gaan zitten. Figuurlijk, uiteraard. Dat doen we door ons niet zozeer te richten op de inhoud van het plan – daar hebben we jou, als inhoudelijk specialist, voor. Nee, wij richten ons op het zó wegschrijven van die inhoud, dat de beoordelaar niet anders kan dan razend enthousiast worden.

Die aanpak is in vier jaar tijd ons visitekaartje geworden. Komen we bij je binnen, dan gaat dat nooit ongemerkt. We zorgen voor een mate van reuring, die maakt dat we nét dat onderste steentje wel boven krijgen. Niet voor niets zijn we in slechts vier jaar tijd een serieuze speler geworden in onze markt.

Waarom een marktconsultatie?

Opdrachtgevers hebben niet overal verstand van. Ze kopen soms producten of diensten in waar ze weinig ervaring mee hebben. Daardoor ontstaat het risico dat een aanbesteding wordt gepubliceerd die voor marktpartijen bijna onmogelijk is om goed in te vullen.

Dat leidt tot irritatie, veel vragen, soms zelfs een ingetrokken aanbesteding of problemen tijdens de uitvoering van de opdracht. Een marktconsultatie helpt opdrachtgevers om betere aanbestedingen uit te schrijven. Tegelijk krijg jij de kans om invloed uit te oefenen op de inhoud van de aanbesteding.

Waarom je mee moet doen?

We horen dit regelmatig van klanten: “Waarom zou ik meedoen? Het wordt straks toch een openbare aanbesteding waarin iedereen dezelfde informatie krijgt. Dan heb ik geen voorsprong.” Toch zijn er goede redenen om wél deel te nemen.

1. Je voorkomt een slechte aanbesteding

Door mee te doen help je de opdrachtgever scherpere en realistischere vragen te stellen. Dat voorkomt later veel gedoe. En dat is in ieders belang.

2. Je komt in contact met de beslisser

Stel je voor: je krijgt automatisch een gesprek met de opdrachtgever. Net alsof een accountmanager een afspraak voor je regelt, maar dan zonder moeite. Je hoeft alleen vragen te beantwoorden. En belangrijker: de opdrachtgever weet wie je bent tijdens het beoordelen van je beantwoording van zijn aanbesteding.

3. Je kan de vraag sturen

Tijdens een marktconsultatie geef je de hoofdlijnen van jouw oplossing. Je laat zien dat je bereid bent om mee te denken en details toe te lichten. Zo overtuig je de opdrachtgever van jouw aanpak en vergroot je de kans dat jouw sterke punten later worden meegenomen in de aanbesteding.

4. Je leert wat de opdrachtgever écht wil

Je ontdekt niet alleen de doelen van de opdrachtgever, maar ook de achterliggende problemen, de urgentie en de impact. Die informatie is goud waard. Je weet eerder dan anderen waar je op moet letten en kan tijdig onderzoeken wat nodig is om de aanbesteding winnend te beantwoorden. Daarnaast kan je bij publicatie van de aanbesteding beter inschatten of deelname voor jou echt interessant is.

Welke verschillende vormen zijn er?

Niet elke marktconsultatie is hetzelfde. Je komt onder andere deze vormen tegen:

• Gesloten consultatie: de opdrachtgever spreekt met een beperkt aantal partijen
• Open consultatie: iedereen mag reageren, vaak via TenderNed
• Mondeling: gesprekken één-op-één of in groepsverband

Wij zien meestal een combinatie: een open consultatie met schriftelijke vragen, gevolgd door één-op-één gesprekken.

Welke vorm is de beste?

Niet elke marktconsultatie is hetzelfde. Je komt onder andere deze vormen tegen:

• Gesloten consultatie: de opdrachtgever spreekt met een beperkt aantal partijen
• Open consultatie: iedereen mag reageren, vaak via TenderNed
• Mondeling: gesprekken één-op-één of in groepsverband

Wij zien meestal een combinatie: een open consultatie met schriftelijke vragen, gevolgd door één-op-één gesprekken.

Wanneer loont meedoen wel en wanneer niet?

Niet elke marktconsultatie is de moeite waard.

Doe mee als:

• Er ruimte is voor interactie met de opdrachtgever
• Je jouw unieke oplossing kunt laten zien
• Je meer wil weten dan daadwerkelijk in de aanbestedingsstukken terugziet.

Sla over als:

• Het alleen om een schriftelijke ronde gaat
• Je jouw expertise niet kunt tonen
• De opdrachtgever geen ruimte biedt voor verdieping

Maar grijp de gelegenheid natuurlijk wel aan om het gesprek aan te gaan met de aanbestedende dienst: bel om een kop koffie in te plannen. In de fase van de marktconsultatie mag een aanbestedende dienst namelijk gewoon nog contact met alle partijen hebben.

Zo ga je te werk

1. Doe je huiswerk

• Lees de voorlopige vraag zorgvuldig
• Verdiep je in de opdrachtgever en zijn uitdagingen
• Bedenk welke oplossingen jij kunt bieden

2. Stel scherpe vragen

Bijvoorbeeld:

• Wat zijn de echte doelen en randvoorwaarden van dit project?
• Welke problemen wil de opdrachtgever oplossen?
• Hoe wordt succes gemeten?

3. Wees concreet

Geef geen algemene antwoorden. Laat zien hoe jij het probleem oplost en gebruik voorbeelden uit eerdere projecten. Bij een vergelijkbaar project liep X vast. Wij kozen voor Y. Dat leverde Z op.

4. Antwoord strategisch

Denk goed na over wat je wel en wat je juist niet weggeeft in deze fase. Beschik je over certificeringen die de concurrent niet heeft? Zorg dan in deze fase dat de aanbestedende dienst het belang van die certificeringen inziet, en deze dus als eis opneemt in de aanbesteding. Weet je dat jij een stuk duurder bent dan de concurrent? Zorg dan dat de verhouding tussen prijs en kwaliteit in jouw voordeel wordt bijgesteld.  

Na de marktconsultatie

Blijf na het indienen van je antwoorden in contact met de aanbestedende dienst. Stuur na de consultatie een bedankmail. Bevestig wat je hebt begrepen en bied aan om verdere vragen te beantwoorden. Plan die kop koffie om samen de verdieping te zoeken.

Dus grijp die kans!

Marktconsultaties zijn goud waard. Ze geven je inzicht, invloed en een voorsprong. Ja, het kost tijd, maar de beloning is groot: een beter passende aanbesteding en meer kans op het binnenhalen van die opdracht.

Houd TenderNed in de gaten voor marktconsultaties. Schrijf je in en bereid je goed voor. Die eerste klap die een daalder waard is? Precies. Dat is de marktconsultatie.