Zó stel je een tenderteam samen dat wél werkt
En waarom een groot team vaak meer kost dan het oplevert
Je kent ’t vast: het tenderteam dat steeds groter wordt, terwijl het plan steeds minder scherp wordt. Iedereen wil meedenken, iedereen heeft kennis en iedereen schuift aan. Met de beste bedoelingen.
Dat voelt logisch, maar zo werkt het niet.
In een tender wil je de beste oplossing bieden. Een oplossing die past bij de klant, bij de opdracht én bij je organisatie. Toch begint het daar vaak niet mee. Je start met het samenstellen van een groot tenderteam. Iedereen moet aan tafel, iedereen mag meedenken en alle kennis moet worden benut. Want hoe meer zielen, hoe meer vreugd. Toch?!
Maar te veel mensen betrekken in de hoop dat dat tot een beter plan leidt, is geen goed idee. Wat er wél nodig is, lees je in deze blog.
Hier gaat het mis
Bij veel aanbestedingen ontstaan knelpunten tijdens het proces. Niet omdat mensen hun werk niet doen, maar omdat je te veel mensen betrekt. Slimme, betrokken collega’s, allemaal met de beste intenties.
En toch komt input verspreid binnen, blijven creatieve ideeën uit en is onduidelijk wie waarover beslist. Dat is iets wat we bij organisaties die met tenders bezig zijn opvallend vaak terugzien.
Het verliezen van een tender start bij het selecteren van een verkeerd of te groot team. Heb je teveel mensen aan tafel, dan wordt het namelijk een stuk ingewikkelder om knopen door te hakken. Want Sales wil alle risico’s nemen en ziet later wel, Finance wil vooral dat het zo goedkoop mogelijk kan en zoveel mogelijk oplevert en Legal zegt sowieso ‘nee’. Heb je dan ook nog een paar inhoudsdeskundigen met een verschillende oplossing voor het probleem van de klant aan tafel, dan is het feest compleet. Het gevolg: wat er uiteindelijk in je plan terecht komt is een slap compromis van wat je écht wil zeggen.
Een goed tenderteam is daarom klein en bewust samengesteld. Passend bij de uitvraag, de complexiteit van de opdracht en de keuzes die je moet maken.
Wat je wél nodig hebt in een tenderteam
Een effectief tenderteam bestaat niet uit functietitels, maar uit duidelijke rollen. In de kern heb je drie dingen nodig: regie, inhoud en toetsing.
Dat betekent:
- iemand die het proces bewaakt en overzicht houdt
- één (bij voorkeur) of meer goede schrijvers
- inhoudelijke experts, bij voorkeur de mensen die de opdracht straks ook echt gaan uitvoeren
- een beperkt aantal reviewers, elk met een duidelijke taak
Denk aan iemand die vanuit financieel of strategisch perspectief kan meebeslissen of iemand die met een frisse blik leest. Maar hou het beperkt. Extra reviewers maken een plan zelden beter, wel complexer.
Specialistische kennis haal je gericht op. Dat betekent niet dat expertise minder belangrijk is, maar wel dat een expert niet overal bij hoeft te zitten. Door expertise doelgericht in te zetten, blijft het proces overzichtelijk én benut je kennis effectiever. Daarnaast hebben die experts vaak naast die aanbestedingen genoeg andere dingen te doen. Zet ze dus in waar ze het best tot hun recht komen.
Wat je beter niet doet bij het samenstellen van het team
En wat je beter niet kunt doen bij het samenstellen van je tenderteam:
- bezuinigen door je inhoudelijk experts zelf te laten schrijven. Klinkt natuurlijk ideaal, maar: commercieel tenderschrijven is een éigen expertise.
- teveel schrijvers inzetten, waardoor het lastig wordt om één helder verhaal neer te zetten. In een tender wil je graag een rode draad en een herkenbare schrijfstijl. Het wordt lastiger om die te bewaken met meer tenderschrijvers. Heb je te maken met een tender waar heel veel geschreven moet worden, zoals een concessie voor openbaar vervoer? Maak dan duidelijke afspraken over hoe je de schrijfstijl bewaakt. Dat kan bijvoorbeeld door te werken met een woordenlijst of door de tekst door één persoon te laten redigeren.
- experts de structuur laten bepalen, terwijl die de uitvraag moet volgen. Het voelt zo verleidelijk om af te wijken van de structuur, maar DOE HET NIET! Dit kost je punten in de beoordeling en je loopt het gevaar dat je (deel)vragen vergeet te beantwoorden.
- besluiten uitstellen, want elke keuze werkt door in het hele plan. Hak die knoop door, ook als het een taaie is. En nee is ook een antwoord.
- feedback pas aan het eind ophalen: hoe eerder je toetst, hoe beter het verhaal wordt. Betrek (geselecteerde) reviewers dus al bij de allereerste opzet voor je kwaliteitsstukken. Manage de verwachtingen door aan te geven dat je in dat stadium bijvoorbeeld alleen wil dat ze toetsen op compleetheid van de inhoud, en niet op tekstvorm.
Waarom dit je tender sterker maakt
Een helder ingericht tenderteam zorgt ervoor dat je sneller keuzes maakt, dat de focus op de uitvraag blijft en dat het verhaal één geheel vormt. Dat zie je terug in de inschrijving. In hoe logisch het verhaal leest, hoe goed het aansluit op wat de beoordelaar zoekt en uiteindelijk ook in de score. Niet omdat je harder werkt.
Maar omdat je slimmer samenwerkt.
Een sterke inschrijving begint dus niet met schrijven, maar met de juiste mensen. Niet omdat mooie zinnen onbelangrijk zijn, maar omdat een goed verhaal ontstaat door scherpe inhoud, heldere keuzes en een klein, gefocust team. Dan gaat schrijven vanzelf makkelijker. En wordt het resultaat aantoonbaar beter.
Herkenbaar?
We denken graag eens met je mee over de samenstelling van jouw tenderteam. Soms is één goed gesprek al genoeg om scherpere keuzes te maken.